En ésta publicación les voy a presentar un pequeño ejemplo de cómo aplicar ludificación para aumentar la productividad de los empleados y promover la creatividad (o innovación?). El tema siempre me ha fascinado dado que soy generación Nintendo 🙂 y nunca he dejado de jugar videojuegos, no soy tan fanático, pero siempre he tenido uno o dos videojuegos con los cuales me entretengo y de hecho he estudiado el tema más concienzudamente con cursos de Coursera y otros. Espero que la propuesta que les hago sea suficientemente interesante y si la aplican déjenmelo saber. Disfútenlo.
Introducción: gamification o ludificación
Quienes han estudiado administración seguramente han escuchado el tema, los mercadólogos ni se diga, pero en el área de ingeniería, como aquella en la que se mueven la mayoría de mis lectores, es un término un poco desconocido, sólo la consumimos sin mucho análisis o explotación de nuestra parte. Etimológicamente se puede deducir fácilmente de qué se trata, sin embargo es más que jugar en la oficina. La ludificación consiste en estimular comportamientos deseados aplicando principios de juego a actividades que no son juegos, por ejemplo el trabajo, pero también podemos aplicarlo a la economía, a las infracciones de tránsito y a cualquier otro escenario serio. Éste tema estuvo muy de moda durante algunos años y luego su popularidad bajó mucho, sin embargo, se quedó en varios ámbitos que lo siguen usando y lo han venido desarrollando. Uno de ellos es la educación, en la que cada vez más se usan técnicas de juego para enseñar el conocimiento básico; otro es el mercadeo, donde vemos que nos condicionan a través de coleccionar cosas sin ningún valor real más que el placer de ganar o de distinguirnos de los demás. Existen otras formas sutiles de ludificación que no se pueden observar tan directamente, por ejemplo, el uso de las diferentes categorías de tarjetas de crédito: ellas en sí mismas son una placa distintiva. Existen muchos ejemplos de nuestro día a día pero, lamentablemente, el tema no se aborda desde la perspectiva del diseño comportamental, es decir, cómo hacer que la gente haga lo que queremos… o tal vez sí y no nos damos cuenta =0
Bueno, la ludificación tiene unas reglas básicas que son muy importantes, la participación debe ser voluntaria, debe tener una progresión, un cierto nivel de incertidumbre, ser entretenido o divertido participar, premios y penalizaciones, reglas claras y abiertas (retroalimentación instantánea). Existen muchos otros elementos asociados con el juego pero son herramientas más que partes constitutivas del mismo, por ejemplo los PBL: points, badges and leaderboards, que en español traducirían puntos, placas y clasificaciones, éstas son herramientas y un juego no necesariamente las debe implementar. Existen muchas otras consideraciones, por ejemplo el tipo de jugadores que somos, qué tipo de comportamientos queremos promover, qué estrategia de premiación/penalización vamos a implementar y cómo va a evolucionar todo de tal manera que se mantenga el interés (o la diversión) por participar en el juego, sin embargo, no sólo no soy tan experto sino que eso cubriría un libro entero 🙂
Objetivos
Trabajando en ingeniería, inevitablemente se cae en una rutina de cumplimiento, es decir, completar una tarea asignada específicamente en un tiempo determinado. Aunque nos parezca perfectamente natural e incluso indispensable, sobre todo a los ingenieros, ésta rutina aniquila la innovación: no da espacio para aportar más allá del objetivo mismo y los plazos tampoco ayudan. Todos hemos pasado por la situación de ingresar a un nuevo cargo sintiendo que vamos a aportar mucho y que vamos a cambiar todo, pero luego de un par de semanas ya estamos desestimulados y conformes con que sólo debemos cumplir con los objetivos en los plazos establecidos y ya. El esfuerzo que requiere cambiar un procedimiento, las posibildades de fracaso y el hecho de que no existe ningún reconocimiento claro que podamos obtener desestimula cualquier iniciativa que podamos tener. Sí, hay excepciones, pero el ambiente no es estimulante.
Ésta es la conclusión más triste de mi experiencia como ingeniero de campo: a nadie la interesa lo que nadie ha pedido. Si la sociedad se moviera por esa lógica, nunca habría habido un iPhone porque nadie necesitaba que un teléfono pudiera tener aplicaciones y una pantalla táctil, ese producto, como muchas otras ideas, no se sabe el impacto que tendrán en la vida de la gente hasta que alguien lo haga, hasta ese momento a todo el mundo le parecerá una locura o una curiosidad en el mejor de los casos y quien se arriesgue a hacerlo toma un riesgo inmenso, sin embargo, a mayor riesgo mayor ganancia. Ingeniarse una nueva forma de hacer las cosas en una oficina usualmente tiene poco impacto porque nadie se compromete y los jefes (por lo menos en latinoamérica) tienden a pensar que esa persona «no tiene nada qué hacer», el paradigma es que los trabajadores estén permanentemente ocupados con lo que la organización les haya pedido, eliminando de tajo la posibilidad de que uno de ellos encuentre una mejor forma de hacer las cosas, porque para crear hay que tener tiempo, repetir y ajustar hasta que quede bien. Ésto es lamentable porque los ingenieros somos, en principio, personas inquietas que queremos encontrar y desarrollar soluciones.
Entonces propongo atacar dos problemas: estimular un mejor desempeño y estimular la colaboración y participación voluntaria en actividades novedosas (las últimas dos en un sólo objetivo).
Herramientas: sangre, magia y dinero
Éste debe ser un juego simple que se pueda implementar fácilmente, por ende vamos a usar dos tipos de puntos: uno que se gaste con las malas actitudes y otro que se gane con cosas extraordinarias (que no requieran esfuerzos extraordinarios no remunerados). A mí me gusta para éstos dos tipos de puntos la idea de Sangre y Magia como es común en muchos juegos de rol o MMRG (massive multiplayer role games, juegos de rol multijugador masivos). Digamos que la sangre tiene un límite, por ejemplo 10 puntos, y se pierde con un conjunto de acciones negativas, por ejemplo llegar tarde a una webex, no cumplir un plazo o entregar incompleta una asignación. De otro lado la Magia hay que ganarla, se tienen 0 puntos de magia cuando el juego inicia, pero si se hace algo positivo que no se espera se obtienen puntos de magia, por ejemplo terminar un proyecto o tarea mucho antes de lo esperado o mejor aún, proponer y desarrollar una capacitación interna sin que sea obligatoria y le sirva a todo el equipo de trabajo. Sangre y Magia son sólo dos símbolos que a mí me gustan, pueden ponerle cualquier nombre desde que se cumplan las condiciones que ya expuse (perder desde un límite y ganar dificultosamente), por ejemplo, pueden ser cemento y madera, disciplina y arrojo, Yin y Yang, Fuerza y destreza, etc.. Tengan en cuenta que uno de los valores que hace atractivo un juego es el simbolismo y cuánto se identifiquen los jugadores con esos símbolos, por ende la elección de los símbolos puede darle fuerza o hacerlo fracasar desde el principio.
Otra herramienta importante a usar es un fondo de premiación: el dinero real! Como en un torneo que el premio es una proporción de lo que pagaron todos los participantes. Ésto a su vez disminuye la inversión que debe hacer la organización en todo este esquema, básicamente lo pagarían los mismos participantes, sólo que las premiaciones no pueden ser sólo monetarias, la organización debe apoyar con premiaciones más interesantes como salidas tempranas de la jornada laboral, días libres o incluso promociones y capacitaciones. En realidad, los últimos son los premios más interesantes en un entorno laboral de personas jóvenes (hay documentación formal que indica que los estímulos más efectivos a los trabajadores jóvenes son las promociones o incluso mayores responsabilidades y no el dinero).
Como ven, nuestras dos primeras herramientas nos van a permitir estimular un comportamiento positivo general (no querrán perder sangre por tonterías), de cumplimiento y de otro lado también vamos a estimular que la gente haga cosas no pedidas, estimulando un poco la creatividad y la colaboración al interior del grupo de trabajo. Antes de continuar quiero poner muy en claro, que el «hacer más de lo que tiene que hacer» se debe contar dentro de las horas laborales y por ningún motivo ocupar horas fuera de la jornada, dado que generaría mala calidad de vida en los participantes y eso probablemente traiga peores resultados en la productividad o en la rotación de los empleados (que busquen otro empleo o cambio a otro área).
Reglas
Adicional a nuestras herramientas descritas, tenemos que crear un marco para hacer que el juego sea suficientemente dinámico para que los objetivos se cumplan durante periodos regulares de tiempo y no por momentos cortos. También queremos garantizar que exista un cierto estímulo a participar y que no haya alguien que lo haga todo bien y nadie más sea capaz de alcanzarlo.
Para lograr lo anterior, vamos a intentar poner unas reglas que hagan justo el juego. La primera regla es que las condiciones de pérdida de sangre deben ser muy claramente definidas, por ejemplo: llegar o conectarse después de 5 minutos de iniciada una reunión presencial o videoconferencia, uno de los principios de la ludificación es que los jugadores sepan cuándo y cómo ganan o pierden durante el juego, si eso no se tiene en cuenta los jugadores se desestimulan. Si para la regla anterior, se toma como referencia la hora del convocante de la junta o una hora oficial, la regla sería indiscutible. Otra regla puede ser repetir total o parcialmente una tarea asignada o entregarla después del plazo, en éste caso hay que especificar más, por ejemplo si el plazo es de días, hay tolerancia o no?, es decir, a los cuántos días se considera retrasado o conque pase de la fecha ya está retrasado? y con qué antelación se deben asignar las tareas, no puedo aceptar una tarea de 5 días de esfuerzo con un plazo de 4 días, eso hace parte de las reglas que aseguran la justicia del juego. Quién lo define? Éstos son los aspectos que requieren un diseño, un compromiso de los participantes y, especialmente, de los líderes del grupo de trabajo o jefes.
Terminemos de definir las herramientas:
- La magia inicia en 0, no tiene lìmite y sólo se gana con situaciones extraordinarias no solicitadas ni obligatorias (se puede hacer un listado para más claridad pero le quitaría maniobrabilidad al objetivo).
- Quién define cómo se ganan los puntos de magia? Para que el juego sea justo no pueden ser sólo los jefes, debe elegirse, cada vez que se asignen un participante aleatorio para que haga parte de la toma de la decisión, adicionalmente, si hay alguien que viene ganando puntos de magia también debe participar porque tiene criterio para asignarlos y finalmente, los jefes (participación obligatoria). En éste cónclave debe existir un equilibrio entre los líderes y los jugadores a menos que las reglas se hayan puesto de tal manera que todos puedan participar y no haya lugar a controversias. En caso de haberlas se debe contemplar un árbitro neutral o un criterio automático (por ejemplo el azar).
- La sangre tiene un límite, digamos 10, inicia llena y se quitan puntos agresivamente. Se renueva cada semana.
- Fondo de premios: Una forma fácil de establecer una forma de premiación es que se cree un fondo de premiación, inicialmente todos los participantes ponen un monto, luego quienes pierdan en el juego deben aportar semanalmente proporcional a lo perdido, por ejemplo, quienes tengan 0 puntos de sangre dan 100 pesos, quienes tengan de 1 a 5 dan 50 y quienes tengan más de 5 no ponen nada. El fondo es una herramienta simple para estimular la participación y un poco la competencia.
- Otros premios: Las premiaciones deben girar entorno a cosas más estimulantes que dinero, el fondo debe servir como herramienta para disminuir la inversión en el juego y estimular la participación, pero los premios más atractivos en un entorno laboral son tiempo libre, capacitación, promoción, etc.. Otra forma en que el juego se puede volver muy estimulante es incluyendo penitencias, es decir, imposición de acciones ridículas a quienes pierdan.
- Suerte: Como lo mencioné inicialmente, la suerte es un elemento típico y muy importante de los juegos que los hace mucho más entretenidos y, en nuestro caso, tiene como propósito evitar que exista un jugador imbatible. En mi diseño, propongo usar rifas semanales y mensuales antes de las clasificaciones de premiación y castigo, en las cuales lo que se gane sea positivo y negativo, por ejemplo: quitar un punto de magia o llenar los puntos de sangre. Rifas de premiación leve se harían cada semana y rifas de premiación y castigo fuerte cada mes, en las semanales se participa según puntos de magia + sangre y en las mensuales todos participan por igual.
Todas estas reglas son opcionales, para mí representan un marco básico para un buen juego, sin embargo, reconozco que tantas reglas serán difíciles de llevar a cabo si no hay un compromiso importante de los líderes y de los jugadores. Tomen los elementos que quieran y simplifiquen si les parece necesario en su entorno.
Con las herramientas descritas ya tenemos un marco básico y fácil de implementar que estimula comportamientos individuales, para mejorar la cooperación se requiere ajustar las reglas o crear todo un conjunto de herramientas para la parte grupal que no son tan fáciles de implementar, sin embargo, lo que he propuesto funcionaría bien para equipos pequeños de trabajadores.
Detalles e implementación
La implementación puede ir desde una hoja de excel hasta una app en el celular, sin embargo, como lo que propongo es algo fácil, las puntuaciones se llevarán a cabo en hojas de cálculo. En éste punto es importante recalcar, que la retroalimentación permanente o instantánea suele ser característica de juegos exitosos, por lo que la hoja de cálculo propuesta debería ser consultable por todos o enviada regularmente a cada uno (o a todos para que sea más fácil) o implementar otra herramienta de juego como son los boletines.
Otros detalles adicionales pueden refinar las reglas, por ejemplo, cada mes se resetearía la magia, es decir, la evaluación de la innovación se haría mensualmente. Una organización podría definirlo bimensual o semestralmente y podría definir que aunque la magia se resetea cada mes se conservaría un 10% de los puntos para que haya alguna diferenciación al final del periodo, digamos al final del año.
Éste es un posible listado de premiaciones semanales:
- No poner dinero para el fondo de premiación si no se ha perdido sangre en la semana
- Dar horas de anticipación de la salida en un día de la semana proporcionalmente a la suma de sangre y magia acumulada en la semana. Premio no acumulable.
- Si el premiado repite permitirle elegir el día de redención de su premio. Si sigue repitiendo permitir acumular dos o más premios semanales.
Conclusiones y próxima publicación
Con los elementos descritos se pueden diseñar varias estrategias de juego para hacer con un grupo pequeño de personas. En una próxima publicación voy a describir cómo haría el archivo de control en Excel.