¿Cómo usa la hoja de cálculo un profesor?

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La idea de esta entrada es exponer a quienes pueda interesar -seguramente otros profesores, especialmente otros profesores de la Universidad Tecnológica de Pereira-, cómo he usado la hoja de cálculo para hacer seguimiento a las notas de mis estudiantes. Espero también que usen la plantilla propuesta y que me retroalimenten ideas para mejorar la forma de usarla.

¿Qué hoja de cálculo usar?

Está tan generalizado el uso de Excel, que la gente a veces se pregunta ¿qué es una hoja de cálculo?, es decir, el programa reemplaza a la categoría de programas. Pues yo soy adepto -eso sí, lejos de ser fanático- al Software Libre y he escrito antes al respecto. Pues hoja de cálculo es una categoría de programas y entre ellos están Open Office Calc, Lotus Notes y otros que no recuerdo. Yo uso Open Office por dos razones:

  1. Open Office es libre, lo que significa que lo puedo usar legalmente sin tener que comprarlo. En el caso contrario, usar Excel generalmente es Ilegal, porque a excepción de algunas empresas y algunas Instituciones, pocas personas tienen licencia de uso de su paquete ofimático.
  2. El software libre es, para mí, el mejor software. La idea es que el SL usualmente es más configurable y si es necesario puedo conocer y modificar la forma que funciona. Esto último es una oportunidad importantísima para instituciones educativas, donde el estudio de las herramientas es fundamental y donde a veces es necesario integrar aplicaciones con sistemas no necesariamente normalizados.

Adicionalmente a estas dos razones principales, el SL parte de estándares abiertos -estandarizados por alguna organización internacional- y suelen ser interoperables, entre otras muchas razones que tengo para preferirlo.

Infortunadamente, Open Office no tiene un uso tan difundido como la hoja de cálculo que todo el mundo usa y por esa razón con frecuencia me toca exportar mis documentos a formatos tradicionales: para que cualquier otra persona pueda acceder al contenido. Eso no me ha impedido editar siempre mis documentos en Open Office, así los publique en formatos más comerciales y ésta es la forma de fomentar su uso.

Todo lo que voy a exponer en esta entrada está hecho en Calc, la hoja de cálculo de Open Office. Si quiere acceder al contenido, ver las fórmulas y modificarlas descargue e instale Open Office y si es indispensable usar otros formatos exporte con tranquilidad el resultado, porque casi todo lo que haga en éste paquete trabajará perfectamente en el otro paquete.

¿Qué quería de mi hoja de cálculo?

Lo que un profesor siempre quiere de una hoja de cálculo son dos cosas:

  1. Listados de estudiantes
  2. Registro de notas

Pero más allá de eso, una hoja de cálculo hace mucho más. Por ejemplo, análisis general de una nota parcial, cálculo automático de la nota definitiva, cálculos generales de notas ponderadas y cierto grado de validaciones. Mi hoja de cálculo hace los siguiente:

  • Varias hojas separadas que se referencian entre sí, de tal manera que algunos datos están en un solo lugar y se usan en fórmulas de otras hojas, de tal manera que si se modifican los datos base, inmediatamente se ven los resultados.
  • Lista los datos según la necesidad, es decir, hay varias hojas de cálculo: un listado de estudiantes -con correo electrónico y si es necesario otros datos-, notas -donde hay varias fórmulas de ponderación y análisis-, un plan de clases -fechas, días de parciales, temas de cada clase, peso de cada nota-, y otras hojas en las que calculo notas especiales, en el caso de mi materia de comunicaciones, los laboratorios que califico proporcionalmente a los que hagan, es decir, si son 20 laboratorios en el semestre y un estudiante hace 15, la nota en la hoja de notas será 3,75 (15/20 sería el porcentaje -0,75- que multiplicado por 5 da 3,75).
  • Gráficos de análisis de las notas, fórmulas de porcentajes por todos lados, pistas de ayuda para saber cómo usar la hoja de cálculo -no sea que un despiste nos dañe el trabajito- y uso de colores para saber dónde se pueden ingresar datos.

¿Cómo está organizada la plantilla?

La hoja de cálculo que dejo a disposición -en términos técnicos se diría el «libro»- es un ejemplo que servirá de plantilla para quien lo necesite, en mi caso es la plantilla con la que hago seguimiento a mi materia de comunicaciones II cuyo temario comprende en 16 semanas de clase -el semestre académico- 2 de los programas semestrales de CCNA Exploration -un currículo de redes de datos de Cisco que comprende 4 semestres que en la UTP se dictan en 2 semestres académicos, es decir, en un semestre académico se ven dos cursos -semestres- de los del currículo original de Cisco-. Valga la aclaración que los datos que aparecen no están confirmados ni son datos reales, sólo son datos tomados de clases anteriores que serán cambiados para este semestre.

En la plantilla hay 5 hojas de cálculo: Listado, ComII, Notas, LabsS1 y LabsS3. No es un error que falte LabsS2, es que S1 significa semestre 1 y S3 semestre 3 que son los números originales de los semestres de CCNA Exploration que en la Universidad se cambiaron por razones de cantidad de trabajo -los semestres 1 y 2 tienen mucho trabajo y los 3 y 4 no tanto, entonces se combinaron para balancear que los dos semestres académicos tuvieran aproximadamente el mismo nivel de esfuerzo y no una sobrecarga en el primer semestre-.

Las opciones son evidentes: la primera hoja es el listado de estudiantes -vacío por lo pronto- con una columna de numeración, en el caso de mi clase de Comunicaciones no puedo tener más de 15 estudiantes pero dejé la numeración hasta 25 que es un número más representativo de la cantidad de estudiantes por curso -otros cursos por que comunicaciones por infraestructura no se pueden más de 15-. Adcionalmente nombres y apellidos separados, correo electrónico principal y secundario y una última columna de id de usuario, un dato especial para esta clase. Yo a veces tengo problemas para recordar los nombres de mis estudiantes, así que me gustaría la posibilidad de agregar una foto a éstos datos demográficos. Voy a intentar hacerlo este semestre si no es demasiado engorroso y sí tengo que agregar una columna para los códigos. Estos datos son lo que usaré como base para todas las otras hojas, es decir, si las notas requieren los nombres, pues los tomaré de acá con una formulita. Como estos datos son ingresados manualmente y usados en otras celdas, puse un color de fondo en estas celdas para indicar que son datos base fórmulas en otras hojas de cálculo.

La segunda hoja de cálculo, ComII, es el plan de clase: número de la semana, fechas de semana y de clase, notas especiales de cada semana -fechas especiales por ejemplo-, temario por clases y en la parte de abajo las notas que voy a evaluar, fechas y porcentajes o peso relativo de cada una. Estos pesos serán usados para calcular la nota definitiva y por eso también tienen un color de fondo. El nombre de ésta hoja podría ser más mnemónico, por ejemplo, podría ser ComIIMar7 o ComIIG3, indicando que es el grupo de Comunicaciones II del Martes a las 7 o Comunicaciones II G3 -seguramente me tocará cambiar el nombre cuando vaya a usar la plantilla.

La tercer hoja es la hoja de notas, en ésta se introducen las notas que sea necesario introducir manualmente (como parciales escritos por ejemplo) y a partir de allí se va calculando la nota definitiva según los procentajes negociados el primer día de clases y registrados en la hoja del plan de clases -ComII-. Ese es uno de los beneficios de usar la hoja de cálculo, infortunadamente el uso de una herramienta de estas significa trabajo doble, porque las notas se digitan acá y luego se deben digitar en el sistema oficial de la institución… a menos que el departamento de sistemas halle la forma de leer las notas digitadas en un formato de estos y subido después al sistema debidamente validado. Yo soy Ingeniero de sistemas y puedo imaginarme varias formas fáciles de hacer eso -espero que el departamento de Sistemas de la Universidad también tenga esas ideas. Aparte de hacer el cálculo en tiempo real de las notas mediante la fórmula mencionada, esta hoja cuenta cuántos estudiantes sacaron notas por encima de 4, entre 3 y 4 y por debajo de 3 y sugiere que se haga una recuperación si el número de estudiantes que perdieron una de las pruebas es mayor que la mitad de los estudiantes que la presentaron y grafica el resultado en una representación circular.

En esta hoja de cálculo se hace mucho así que me voy a detener un momento acá. En el caso de la plantilla propuesta, la nota del primer  parcial es un promedio del examen escrito y el examen en línea, el primero un número de 0,0 a 5,0 y el segundo de 0 a 100, para evitar confusiones, éstos tipos de datos deberían ser validados -evitar digitar un dato equivocado-. En el caso de la plantilla, yo validé el primer par de columnas, la primera saca una advertencia si lo que se digita no es un número de 0 a 5 y la segunda la saca si no es de 0 a 100. Éstas casillas tienen color de fondo, lo que indica que se deben ingresar datos allí, por lo tanto la columna P1 es un cálculo que en este caso es un promedio de estas dos notas, convirtiendo primero la nota de 0 a 100 a un rango de 0 a 5. Las otras columnas no están validadas pero los lectores hallarán la forma de hacerlo y si no lo pueden hacer en una futura entrega les describo cómo hacerlo.

La columna de Labs hace algo similar: promedia el porcentaje de laboratorios realizados durante el semestre y los convierte a un número de 0 a 5. Los laboratorios que están listados no corresponden a los laboratorios que se van a realizar este semestre. La nota definitiva, como es de esperarse, usa los porcentajes del plan de clases para calcular la nota definitiva de cada alumno, es decir, suma ponderadamente las notas de esta hoja y arroja el promedio calificado. Faltaría indicar el porcentaje de clases vistas o calificadas en alguna casilla para informmación.

El análisis consiste en calcular cuántas notas están dentro de ciertos rangos (de 5 a 4, de 3 a 4 -incluyendo 3,0- y menos de 3 -quienes lo perdieron-) de tal manera que una comparación del último número con la cantidad de estudiantes que presentaron la prueba indicaría si es necesaria una recuperación. La fórmula donde aparece necesaria hace precisamente eso. Y finalmente la torta muestra gráficamente el resultado de las pruebas que admiten recuperación. Evidentemente faltan gráficos y dado que el gráfico no tiene que estar ligado con la posibilidad de recuperación de la nota, deberían estar graficados los análisis de todas las notas.

¿Qué más se puede hacer con ésta plantilla?

Bueno, la idea básica es lo que he descrito en los párrafos anteriores, sin embargo durante el semestre yo uso de otras maneras ésta misma hoja de cálculo, por ejemplo, cambio la forma de ver las notas -cambio nombres por códigos de estudiante- y protejo las celdas contra escritura con una contraseña para publicar las notas de esa manera. También uso anotaciones – las que aparecen automáticamente cuando se selecciona una celda o se pone el cursos sobre la celda, se insertan por el menú Insertar–> nota – para registrar por qué un estudiante no sacó 5,0 en alguna nota en particular, lo cual ellos valoran mucho, en especial porque yo rara vez hago parciales escritos en papel. Y por supuesto, exporto con frecuencia las hojas de cálculo a PDF que es una función nativa de Open Office que no tiene MS Office. La otra idea que yo he tenido con estas plantillas es convertir la hoja de cálculo en la interfaz del sistema de notas que viene haciendo un trabajo similar pero su interfaz web a veces se torna insoportablemente lenta. Y evidentemente las ideas que a los lectores se les ocurra, que espero que las retroalimenten, tanto para mí como para quienes leen éste blog.

Conclusiones

Éste es un ejemplo de cómo la informática impacta actividades cotidianas y cómo nos puede facilitar el trabajo cotidiano. Lo que yo he hecho ha sido lo que me ha parecido más fácil y seguramente tendrá fallos no sólo desde el punto de vista técnico sino conceptual. El trabajo comunitario y constructivo, como lo que intento hacer con ésta publicación, hará que nos enriquezcamos con las ideas de otros y el trabajo que otros pongan en éste mismo esfuerzo. Estaré ansioso de ver las propuestas y estar publicando los resultados.

Una de las cosas que en Colombia hacen que la tecnología no penetre y se mejore es el poco uso que le damos a las herramientas, hace falta usarlas, explorarlas. No apegarse a una herramienta en particular sino experimentar y comparar varias herramientas y sobre todo encontrar las utilidades más sofisticadas que ellas traen, aunque el verdadero valor no está en qué tan sofisticadas son las utilidades sino qué tan creativos podemos ser al usarlas.

Finalmente, en una próxima entrega les describiré en detalle cómo hacer las cosas que he hecho acá y una o dos herramientas que pueden mejorar la experiencia en el uso de la hoja de cálculo en el aula. Les dejo el archivo en Open Office Calc 3.0 -pero que funcionará perfectamente en OO 2.0- y una exportación a MS Excel 97/2000/Xp, pero recomiendo que intenten migrar a Open Office todo su trabajo.

Enlaces

7 comentarios en “¿Cómo usa la hoja de cálculo un profesor?”

  1. bueno quiero para ver si me pueden respoder esto alas 7:00 pm aqui en colombia barranquilla bueno mi pregunta es en que año se fundo la hoja de calculo y unos ejemplos de hojas de calculo diferentes a excel

  2. quiten esa mano estupida que dice que escriban hay bueno me encanta super encanta la pagina esta super genial y ojala nunca la quiten por palabras de otros ok un abro y un beso pa ra toda su compañia

  3. Hola Vanessa y Yarith,

    gracias por los comentarios. Para el resto de los lectores: ¡les juro que no son familia!

    Vanessa: Tú solicitud tiene una cara de tarea que te pusieron en alguna parte que no debería contestar, así que si te sirve, otras hojas de cálculo son Open Office Calc, Lotus y una viejísima (de pronto la primera) Simphony.

    Yarith, la mano despaparece con el primer comentario, así que si te disgusta tanto sólo déjame un comentario en todas las entradas 😉

    Gracias y ojalá sigan leyendo mi humilde blogsito. A propósito: no es de una compañía, soy sólo yo.

  4. Hola que tal, tengo un niño de 15 años del cual le mandarón a investigar lo siguiente:

    Cuatro hoja de cálculo que se usen en la actualidad, quien la deseña, su interfas gráfico ventajas y desventas y cual es la ultima versión y la verdad que no se como ayudarle con esa tarea (Panamá)

  5. Hola Gabi,

    gracias por el comentario. Hay varias, las más populares aparte de Excel es Open Office Calc y otras suites que no recuerdo pero buena suerte con tu búsqueda.

    Hasta pronto.

  6. excelente comentario.
    voy a leer sobre el open office me interesa, yo trabajo en una escuela y registro los pagos de las mensualidades y lo hago en excel.
    muchas felicidades por compartir tus conocimientos.

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